Acuerdo de tratamiento de datos
Versión 1.1 · Actualizado el 20 de octubre de 2026
Este Acuerdo de Tratamiento de Datos aplica al Cliente final que opera una instancia de una App de Omnisol, como Responsable del Tratamiento, y a Omnisol, como Encargado del Tratamiento. Vigente desde el 20 de octubre de 2026.
1. Partes y roles
Este Acuerdo de Tratamiento de Datos (“Acuerdo”) se celebra entre Omnisol S.A.S. (en constitución, Colombia) (“Omnisol”, el “Encargado”) y el Cliente final que opera una instancia de una App de Omnisol (“Cliente”, el “Responsable”), y complementa la Licencia de Uso del Servicio.
- El Cliente es el Responsable del Tratamiento de los datos personales que ingresa en su instancia, incluidos los de sus propios pacientes, clientes o empleados.
- Omnisol es el Encargado del Tratamiento: procesa esos datos únicamente por cuenta e instrucción del Cliente, para prestar el Servicio.
Este Acuerdo aplica a los “Datos del Cliente”: toda la información que el Cliente o sus usuarios autorizados ingresan, almacenan o generan dentro de su instancia.
2. Instrucciones del Responsable
Omnisol tratará los Datos del Cliente únicamente para: (i) prestar y mantener el Servicio contratado; (ii) dar soporte técnico; (iii) cumplir obligaciones legales; y (iv) los fines adicionales que el Cliente autorice expresamente (por ejemplo, que el agente de inteligencia artificial consulte datos comerciales agregados, conforme a Términos de inteligencia artificial). Cualquier otra instrucción del Cliente que Omnisol considere ilícita será comunicada antes de ejecutarla.
3. Qué datos trata Omnisol y con qué alcance
- Omnisol no revisa ni accede de forma rutinaria al contenido de los Datos del Cliente; el acceso de soporte técnico es excepcional, solicitado por motivo específico, autorizado por el administrador del Cliente, temporal (24 horas) y queda registrado en el log de auditoría de la instancia.
- El agente de inteligencia artificial de cada instancia solo consulta un esquema comercial (
negocio) con vistas de solo lectura: ventas, inventario, citas, clientes frecuentes y datos similares. No consulta ni recibe datos sensibles como historias clínicas, diagnósticos u otra información de salud, aunque estén almacenados en la instancia. - Los distribuidores no tienen acceso a los Datos del Cliente ni a sus credenciales; solo ven información comercial de la relación (plan, pagos, consumo).
4. Transferencia y subencargo internacional
El Cliente autoriza a Omnisol a usar subencargados para prestar el Servicio, incluyendo proveedores de infraestructura en la nube (almacenamiento de archivos y copias de seguridad en AWS S3, cómputo en servidores fuera de Colombia y Ecuador) y proveedores de modelos de inteligencia artificial (por ejemplo, Anthropic), lo que implica una transferencia internacional de los Datos del Cliente, principalmente hacia Estados Unidos.
Omnisol realiza esta transferencia internacional con proveedores que ofrecen garantías adecuadas de protección de datos, mediante cláusulas contractuales y estándares reconocidos internacionalmente (cláusulas contractuales tipo o equivalentes), y con la autorización del titular cuando la ley aplicable lo exige. Omnisol exige a estos subencargados obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y uso limitado a la finalidad del Servicio. Omnisol publicará, a solicitud del Cliente, la lista de subencargados relevantes.
5. Medidas de seguridad
Omnisol aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los Datos del Cliente, entre ellas:
- Aislamiento por cliente: base de datos y almacenamiento de archivos independientes por instancia.
- Cifrado en tránsito y credenciales de acceso restringidas por carpeta/instancia.
- Copias de seguridad diarias, almacenadas en un depósito separado.
- Control de acceso por roles y doble factor de autenticación obligatorio para roles administrativos internos de Omnisol.
- Registro de auditoría de accesos excepcionales de soporte.
6. Subprocesadores
Omnisol puede contratar subencargados (infraestructura en la nube, almacenamiento, correo transaccional, proveedores de IA) para prestar el Servicio, imponiéndoles obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este Acuerdo. Omnisol es responsable frente al Cliente por el cumplimiento de sus subencargados.
7. Incidentes de seguridad
Si Omnisol detecta un incidente que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos del Cliente, lo notificará al Cliente sin demora injustificada, con la información disponible sobre el incidente, sus posibles consecuencias y las medidas adoptadas o propuestas, para que el Cliente pueda cumplir sus propias obligaciones de notificación a sus titulares y autoridades.
8. Asistencia al Responsable
Omnisol brindará al Cliente las herramientas o la asistencia razonable para que pueda atender solicitudes de sus propios titulares (acceso, rectificación, supresión, portabilidad), en la medida de lo que el diseño del Servicio permita.
9. Devolución o eliminación al finalizar
Al terminar la relación entre el Cliente y Omnisol:
- El Cliente puede exportar sus Datos del Cliente dentro de los 60 días siguientes al apagado de su instancia (botón de exportación o solicitud a [email protected]).
- Transcurrido ese plazo, Omnisol elimina de forma permanente los Datos del Cliente (base de datos, archivos y copias de seguridad asociadas), conservando únicamente una constancia administrativa sin datos personales.
- El Cliente puede solicitar la eliminación anticipada en cualquier momento.
10. Auditoría
El Cliente puede solicitar a Omnisol información razonable sobre las medidas de seguridad aplicadas para demostrar el cumplimiento de este Acuerdo. Omnisol no está obligado a permitir auditorías in situ que comprometan la seguridad de otras instancias o la confidencialidad de otros clientes.
11. Vigencia
Este Acuerdo rige mientras el Cliente use el Servicio y durante el plazo de conservación de datos descrito en la sección 9.
12. Ley aplicable
Este Acuerdo se rige por la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación (Colombia), y por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (Ecuador) cuando el Cliente o sus titulares estén ubicados en Ecuador.